কে কী করে, আর অনুমোদন দেয় কে।
লিখিত নিয়মই একটা ফাইন্যান্স কাঠামোকে কারও চাকরি ছাড়ার ধাক্কা সইতে দেয়। নিয়ম না থাকলে প্রক্রিয়াটা বাঁচে একজনের মাথায়, আর তাঁর সাথেই বিদায় নেয়।
এটা কাদের জন্য
- আপনার ফাইন্যান্স প্রক্রিয়া আছে, তবে শুধু একজনের স্মৃতিতে।
- অনুমোদন চলে হোয়াটসঅ্যাপে, আর কে কীসে রাজি হয়েছিল, পরে কেউ বের করতে পারে না।
- ফাইন্যান্সে লোক নিচ্ছেন, অথচ নতুন মানুষটার হাতে দেওয়ার মতো কিছুই নেই।
কীভাবে চলে
- কাজটা আজ কীভাবে চলে, আমরা তার নকশা আঁকি; যে অংশগুলো কেউ কখনো লেখেনি, সেগুলোসহ।
- মাস-শেষের ক্লোজ লেখা হয় ধাপে ধাপে, দায়িত্বের মালিক আর তারিখসহ।
- অনুমোদনের ম্যাট্রিক্স: কে কত পর্যন্ত খরচের কথা দিতে পারে, আর সই করে কে।
- আমাদের পাওয়া ফাঁকগুলো, অগ্রাধিকারের ক্রমে সাজানো সংশোধনী তালিকাসহ।
কী কী থাকছে।
- অ্যাকাউন্টস বিভাগ দাঁড় করানো
- ফাইন্যান্স এসওপি লেখা
- কাজের ধারা আর প্রক্রিয়ার নকশা
- মাস-শেষের ক্লোজ প্রক্রিয়ার নকশা
- খরচ, কেনাকাটা, দেনা আর পাওনার নিয়ম
- অনুমোদন আর দায়িত্বের ম্যাট্রিক্স
- ইন্টারনাল কন্ট্রোলের নকশা
- প্রক্রিয়ার ফাঁক পর্যালোচনা আর উন্নতি
- এমন চার্ট অব অ্যাকাউন্টস, যা শুরু থেকেই ভ্যাট আর টিডিএস রিপোর্টিংয়ের সাথে মেলে
ত্রিশ মিনিট, আপনার হিসাবে একবার চোখ বোলানো, কোনো খরচ নেই। ফ্রি প্রসেস রিভিউয়ের অনুরোধ করুন
কী কী লেখা হয়, আর ক্রমটা এমন কেন।
শুরু করি কাজটা আজ কীভাবে চলে তার নকশা এঁকে, কেউ কখনো লেখেনি এমন অংশগুলোসহ; কারণ লেখা প্রক্রিয়া আর আসল প্রক্রিয়া প্রায় কখনোই এক নয়, আর ফুটোগুলো থাকে আসলটাতেই।
তারপর মাস-শেষের ক্লোজ হয়ে ওঠে দায়িত্বের মালিক আর তারিখসহ একটা ধারাবাহিকতা, আর অনুমোদন হয়ে ওঠে ম্যাট্রিক্স: কে কত পর্যন্ত কথা দিতে পারে, আর সই করে কে। হোয়াটসঅ্যাপে থাকা অনুমোদন পরে আর বের করা যায় না, আর যে মুহূর্তে কেউ তা বের করতে বলে, ঠিক সেই মুহূর্তেই সেটা জরুরি।
যে অংশটাকে মানুষ ছোট করে দেখে
- চার্ট অব অ্যাকাউন্টস বানানোই হয় শুরু থেকে ভ্যাট আর টিডিএস রিপোর্টিংয়ের সাথে মিলিয়ে।
- এটা ভুল হলে ঘোষণা দিয়ে আসে না। দেখা দেয় এভাবে: প্রতি রিপোর্টিং মৌসুমে কেউ একজন হাতে করে একই সংখ্যা নতুন করে সাজায়, চিরকাল, আর সেই সময়ের দাম কেউ ধরে না।
- খরচ, কেনাকাটা, দেনা আর পাওনার নিয়ম লেখা হয় নিয়ম হিসেবে, অভ্যাস হিসেবে নয়, যাতে নতুন একজন মানুষও তা মেনে চলতে পারে।
- ফাঁকের পর্যালোচনা, অগ্রাধিকারের ক্রমে সংশোধনী তালিকাসহ; কারণ ক্রমহীন চল্লিশটা ফাইন্ডিংয়ের তালিকা আর কোনো তালিকা না থাকা একই কথা।
যে কাজ আমরা করেছি, আর তাতে কী বদলেছে।
এগুলো আমাদের যুক্তরাষ্ট্রের প্র্যাকটিসের কাজ, বাংলাদেশের ক্লায়েন্ট নয়, আর ক্লায়েন্টের নামও প্রকাশ করা হয়নি। এখানে রাখা হয়েছে কারণ ঢাকায় আপনার কাজও ঠিক এই মানেই হয়।
সবকিছু প্রতিষ্ঠাতার হাত ঘুরে চলা থেকে নিজে চলতে পারা টিম
প্রতিষ্ঠাতা তখনো প্রতিটা নিয়োগ অনুমোদন করছেন, প্রতিটা ক্লায়েন্ট কল চালাচ্ছেন, ভেতরের প্রতিটা প্রশ্নের উত্তর দিচ্ছেন। কাজের কোনো ছন্দ ছিল না, দায়িত্বের স্পষ্ট মালিক ছিল না, লেখা ছিল না কিছুই।
মূল প্রক্রিয়াগুলো লিখে ফেলা হলো, দায়িত্ব তুলে দেওয়া হলো টিম লিডদের হাতে, এমন একটা প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম বসানো হলো যা কোম্পানি সত্যিই ব্যবহার করে, আর দুজন সিনিয়র নিয়োগকে গড়ে তোলা হলো ম্যানেজার হিসেবে।
টিম এখন কাজ করে প্রতিষ্ঠাতাকে মাঝখানে না রেখেই, আর নতুন দুই ম্যানেজার নব্বই দিনের মধ্যেই কাজের হয়ে উঠলেন।
কল করার আগে।
এতে সময় লাগে কতদিন?
নির্ভর করে প্রক্রিয়ার কতটা শুধু একজনের স্মৃতিতে বেঁচে আছে তার ওপর; আর সেটাই আমরা আগে বের করি, কাজটা যেভাবে চলার কথা নয়, আসলে যেভাবে চলে তার নকশা এঁকে।
অনুমোদনের ম্যাট্রিক্স আসলে কী বদলায়?
লিখে ফেলা হয়, কে কত টাকার কথা দিতে পারে, কত পর্যন্ত, আর সই করে কে। হোয়াটসঅ্যাপে থাকা অনুমোদন পরে বের করা যায় না, আর কেউ চায় ঠিক তখনই।
এর জন্য কি সফটওয়্যার বদলাতে হবে?
বাধ্যতামূলক নয়। তবে চার্ট অব অ্যাকাউন্টসে সাধারণত কাজ লাগেই, কারণ তা শুরু থেকেই ভ্যাট আর টিডিএস রিপোর্টিংয়ের সাথে মেলা উচিত; প্রতিবার রিটার্নের সময় এলে নতুন করে সাজানো নয়।
এটা কি এককালীন, নাকি চলমান?
পরিকল্পনা করেই এককালীন। শেষে আপনার হাতে থাকে দায়িত্বের মালিক আর তারিখসহ ধাপে ধাপে লেখা ক্লোজ, আর অগ্রাধিকারের ক্রমে সংশোধনী তালিকা। এরপর ক্লোজটা আমাদের দিয়ে চালাতে চাইলে সেটা মাসিক হিসাব রাখার কাজ।
আরও সাধারণ প্রশ্নের উত্তর আছে যোগাযোগ পাতায়।
শুরু হোক আপনার হিসাব একবার দেখা দিয়ে।
ত্রিশ মিনিট, কোনো খরচ নেই। সৎভাবে বলে দেব আমরা কাজে লাগব কি না, আর লাগলে খরচ কত।