সিস্টেমটা একবারেই ঠিকভাবে বসানো।
সফটওয়্যারের বেশিরভাগ সমস্যাই আসলে সেটআপের সমস্যা। অন্য কারও জন্য বানানো চার্ট অব অ্যাকাউন্টস, কেউ কখনো দেখেনি এমন পারমিশন, আর কোনোদিন মেলানো হয়নি এমন ওপেনিং ব্যালান্স।
এটা কাদের জন্য
- আপনি QuickBooks, Xero আর Zoho Books-এর মধ্যে বাছছেন, আর চান একটা উত্তর, ডেমো নয়।
- সফটওয়্যারে আছেন আগে থেকেই, কিন্তু ওপেনিং ব্যালান্সে ভরসা নেই।
- সবাই চালায় একটাই লগইন।
কীভাবে চলে
- কিছু সুপারিশ করার আগে আমরা যাচাই করি আপনার আসলে কী দরকার।
- চার্ট অব অ্যাকাউন্টস আর রিপোর্ট সাজানো আপনার কাজের ধরন ধরে, ডিফল্ট রেখে নয়।
- ওপেনিং ব্যালান্স আর পুরনো ডেটা সরিয়ে আনা এবং মেলানো।
- পারমিশন মানুষ ধরে ধরে, আর আপনার কর্মীদের প্রশিক্ষণ তাঁরা যে অংশ ব্যবহার করেন সেটুকুতে।
কী কী থাকছে।
- সফটওয়্যার যাচাই আর বাছাই
- QuickBooks / Xero / Zoho Books সেটআপ
- চার্ট অব অ্যাকাউন্টস আর রিপোর্ট কনফিগারেশন
- ওপেনিং ব্যালান্স আর পুরনো ডেটা স্থানান্তর
- ইউজার আর পারমিশন সেটআপ
- আপনার কর্মীদের প্রশিক্ষণ
- চলমান সিস্টেম সাপোর্ট
- ড্যাশবোর্ড আর এআই-সহায়ক ওয়ার্কফ্লো
যে সফটওয়্যারগুলো আমরা বসাই আর চালাই।
Zoho Books-ও, দামের বিচারে এখানে প্রায়ই সেটাই ঠিক উত্তর। সুপারিশ করি আপনি আসলে কীভাবে কাজ করেন তা দেখার পরে, আগে নয়।
ত্রিশ মিনিট, আপনার হিসাবে একবার চোখ বোলানো, কোনো খরচ নেই। ফ্রি সিস্টেম রিভিউয়ের অনুরোধ করুন
বাছাইয়ের চেয়ে সেটআপটাই বেশি জরুরি।
মানুষ আসে জানতে QuickBooks, Xero নাকি Zoho Books কোনটা ভালো। প্রশ্নটাই সাধারণত ভুল। এই আকারের বেশিরভাগ ব্যবসার কাজ তিনটার যেকোনোটাতেই চলে, আর যাদের আমরা ভুগতে দেখি, তারা খুব কমই ভুগছে ভুল নাম বাছার কারণে। ভুগছে কারণ তারা আসলে যেভাবে কাজ করে, সেভাবে কেউ সিস্টেমটা সাজিয়ে দেয়নি।
সত্যিকারের ক্ষতি করে দুটো ভুল: স্থানান্তরের সময় কোনোদিন না মেলানো ওপেনিং ব্যালান্স, যা তারপর থেকে প্রতিটা রিপোর্টকে অবিশ্বাস্য করে দেয়; আর সবার একটা লগইন, যা মুছে দেয় কে কী তুলেছিল তার একমাত্র রেকর্ড।
ঠিকঠাক সেটআপে যা যা থাকে
- কিছু সুপারিশের আগে আপনার কী দরকার তার যাচাই, যেখানে আছেন সেখানেই থেকে যাওয়ার যুক্তিটাসহ।
- চার্ট অব অ্যাকাউন্টস আর রিপোর্ট আপনার চালানোর ধরন ধরে সাজানো, ডিফল্টে ফেলে রাখা নয়।
- ওপেনিং ব্যালান্স আর পুরনো ডেটা সরিয়ে এনে মেলানো, যাতে প্রথম যে রিপোর্টটা চালান সেটাই বিশ্বাস করা যায়।
- পারমিশন মানুষ ধরে ধরে, আর সাবস্ক্রিপশন আমাদের নয়, আপনার নামে।
- সিস্টেম সাজানো ভ্যাট পোর্টাল যা চায় তা বের করে দেওয়ার মতো করে, যাতে ফাইলিং হয় ছোট একটা কাজ; এক্সপোর্টের পর আধবেলা ধরে ঠিক করা নয়।
যে সিস্টেম আছে, সেটাই থাকুক। সত্যি বলাটা আমরা শেখাই।
সফটওয়্যার যিনি চালান, তিনিই চালাতে থাকুন। আমরা যোগ করি নিচের সেটআপটা: আপনার বিক্রির ধরনে মানানসই চার্ট অব অ্যাকাউন্টস, এন্ট্রি এক রকম রাখার নিয়ম, আর আপনার মানুষের প্রশিক্ষণ, যেন ছাপা রিপোর্টগুলোকে ভরসা করা যায়। ভুলভাবে বসানো সিস্টেম জোরে ভাঙে না; চুপচাপ ভুল রিপোর্ট করে।
এটা পরখ করার সবচেয়ে সহজ উপায় আপনার হিসাবে একবার চোখ বোলানো: ত্রিশ মিনিট, কোনো খরচ নেই, আর যা পাই তা বলে দিই, শুনতে ভালো লাগবে না এমন অংশগুলোসহ। দেখাটার অনুরোধ করুন ›
কল করার আগে।
কোন কোন সফটওয়্যার আপনারা বসান?
QuickBooks, Xero আর Zoho Books। কোনোটা সুপারিশের আগে যাচাই করি আপনার আসলে কী দরকার, কারণ সৎ উত্তরটা কখনো কখনো এই যে আপনার সফটওয়্যার ঠিকই আছে, গোলমালটা সেটআপে।
নতুন কিছু কি কিনতেই হবে?
এমনি এমনি নয়। সফটওয়্যারে আগে থেকেই থাকলে আর ওপেনিং ব্যালান্সে ভরসা না থাকলে, সেটা স্থানান্তর আর মেলানোর সমস্যা, লাইসেন্স কেনার নয়।
লাইসেন্স আর ডেটার মালিক কে?
আপনি। সাবস্ক্রিপশন আপনার নামে। আমাদের সাথে কাজ থামালে আপনার হিসাব, কাগজপত্র আর সফটওয়্যারের অ্যাকসেস ব্যবহারযোগ্য অবস্থায় আপনার কাছে ফিরে আসে।
আমাদের এখানে সবাই একটা লগইনই চালায়। তাতে কি কিছু আসে যায়?
আসে। এর মানে কোনো এন্ট্রিই কোনো মানুষে পৌঁছানো যায় না, অথচ কিছু ব্যাখ্যার দরকার পড়লে ওটাই হতো আপনার একমাত্র রেকর্ড। সেটআপের অংশ হিসেবেই পারমিশন মানুষ ধরে ধরে বসানো হয়।
আরও সাধারণ প্রশ্নের উত্তর আছে যোগাযোগ পাতায়।
শুরু হোক আপনার হিসাব একবার দেখা দিয়ে।
ত্রিশ মিনিট, কোনো খরচ নেই। সৎভাবে বলে দেব আমরা কাজে লাগব কি না, আর লাগলে খরচ কত।