আপনার এন্ট্রি হালনাগাদ। আপনার মাস ক্লোজড।
হিসাব রাখা তখনই কাজের, যখন কাজটা শেষ হয়। এন্ট্রি থাকবে হালনাগাদ, প্রতিটা অ্যাকাউন্ট রিকনসাইল করা, আর মাস বন্ধ হবে নির্দিষ্ট একটা তারিখে, কারও সময় হলে নয়।
এটা কাদের জন্য
- আপনার লেনদেন চলে একাধিক ব্যাংক, বিকাশ বা নগদ অ্যাকাউন্টে।
- আপনার অ্যাকাউন্ট্যান্ট এই কাজটা করছেন আরও তিনটা কাজের ফাঁকে।
- আপনি চান মাস ক্লোজ হোক নির্দিষ্ট তারিখে, "শিগগিরই" নয়।
কীভাবে চলে
- আমরা নিই ব্যাংক, কার্ড আর ওয়ালেটের স্টেটমেন্ট, সাথে যা কাগজপত্র আছে সব।
- এন্ট্রি ওঠে, আর প্রতিটা অ্যাকাউন্ট রিকনসাইল হয়।
- মাস ক্লোজ হয়, আর আপনার সাথে ঠিক করা তারিখে রিপোর্ট প্যাক চলে যায়।
- যা আমরা মেলাতে পারিনি, তা আপনার কাছে আসে ছোট্ট একটা প্রশ্নের তালিকা হয়ে, চুপচাপ চাপা পড়ে না।
কী কী থাকছে।
- মাসিক হিসাব রাখা আর লেনদেনের এন্ট্রি
- চার্ট অব অ্যাকাউন্টস সাজানো ও ঠিক করা
- দেনা-পাওনার হিসাব রাখা
- ব্যাংক, কার্ড আর মোবাইল ওয়ালেট রিকনসিলিয়েশন
- খরচের খাত ভাগ করা আর কাগজপত্র
- মাস শেষ আর বছর শেষের ক্লোজিং
- পিছিয়ে থাকা হিসাবের ক্যাচ-আপ কাজ
- লেজার আর রেকর্ড ব্যবস্থাপনা
- বিক্রি আর কেনার রেকর্ড এমনভাবে রাখা, যাতে ভ্যাট রিটার্ন হয় শুধু জমা দেওয়ার কাজ, নতুন করে হিসাব বানানো নয়
- টিডিএস প্রতি মাসে কেটে রাখা আর সাজিয়ে রাখা, যিনিই ফাইল করুন তার জন্য তৈরি
প্রতি মাস নির্দিষ্ট তারিখে ক্লোজ হয়, প্রতিটি ব্যাংক অ্যাকাউন্ট তার স্টেটমেন্টের সাথে মেলানো হয়, আর আপনার কাছে পৌঁছানোর আগে দ্বিতীয় একজন কাজটা চেক করেন। মাসটা কীভাবে ক্লোজ হলো, পোর্টালে দেখা যায়।
রিভিউ চেকমাস সই হওয়ার আগে লেজারের উপর চালানো চেক: ডুপ্লিকেট, ফাঁক, ভুল মাসে বসে থাকা এন্ট্রি। যা ধরা পড়ে তা দেখা হয়, এড়িয়ে যাওয়া হয় না।প্রতি ক্লোজে চালানো হয়, যা পাওয়া গেছে তা লিখে রাখা হয়।
সমন্বয় এন্ট্রিমাস শেষ বলার আগে অবচয়, অগ্রিম আর বকেয়া বসানো হয়, যাতে আপনি যে লাভ পড়ছেন সেটা অর্জিত লাভ হয়, কেবল যে টাকা নড়েছে তা নয়।যে শিডিউলগুলো মাসে মাসে এগুলো বহন করে, সেখান থেকে বসানো।
ক্লায়েন্ট পোর্টাল, নমুনা তথ্য দিয়ে দেখানো।
সব কাজ একাই সামলান, এমন কেউ আছেন? তাঁকে রাখুন।
দৈনন্দিন এন্ট্রি, অ্যাডমিন আর দৌড়ঝাঁপ থাকে আপনার মানুষের হাতেই। ওপরে আমরা যোগ করি নির্দিষ্ট তারিখের ক্লোজ, দ্বিতীয় জোড়া চোখ আর মাসিক রিপোর্ট। দুই ভাগ কীভাবে একসাথে চলে, তার জন্য আস্ত একটা পাতাই আছে।
যে কাজ আমরা করেছি, আর তাতে কী বদলেছে।
এগুলো আমাদের যুক্তরাষ্ট্রের প্র্যাকটিসের কাজ, বাংলাদেশের ক্লায়েন্ট নয়, আর লোগোগুলো অনুমতি নিয়েই দেখানো হচ্ছে। এখানে রাখা হয়েছে কারণ ঢাকায় আপনার কাজও ঠিক এই মানেই হয়।
এমন ক্লোজ, যা প্রতি মাসে সময়ের আগেই শেষ
মাসের ক্লোজ হতো দেরিতে, আর একেক মাসে একেক রকমে। রেভিনিউ রিকগনিশনের কোনো নিয়ম দাঁড় করানো হয়নি, আর মাস-শেষের রিভিউয়ের সময়মতো নির্ভরযোগ্য স্টেটমেন্ট টিম দিতে পারত না।
ক্লোজের চেকলিস্ট বানানো হলো, রেভিনিউ রিকগনিশনের নিয়ম ঠিক হলো, আর মাসিক রিপোর্টের টেমপ্লেট তৈরি হলো।
এখন প্রতি মাসে ক্লোজ শেষ হয় সময়ের আগে, আর স্টেটমেন্ট এমনিতেই রিভিউয়ের জন্য তৈরি থাকে।
সাধারণ জিজ্ঞাসা
আমাদের হিসাব আসলে কতটা হালনাগাদ থাকবে?
এন্ট্রি ওঠে মাসজুড়ে, মাসের শেষে তাড়াহুড়ো করে নয়। মাস ক্লোজ আর রিকনসাইল হয় এনগেজমেন্ট লেটারে আপনার সাথে ঠিক করা একটা তারিখের মধ্যে, আর তারিখটা আমরা এমনভাবে ধরি, যাতে অনলাইন ভ্যাট রিটার্নের সময়সীমা কখনো ঘাড়ে এসে না পড়ে; কারণ রিটার্ন জমার সপ্তাহে বসে পুরো মাসের হিসাব নতুন করে বানানোর দিন আর নেই।
আমাদের কি আপনাদের সফটওয়্যারে যেতে হবে?
না। আপনি যা চালাচ্ছেন তা কাজের উপযোগী হলে আমরা তাতেই কাজ করি। উপযোগী না হলে সেটা বলে দিই, বুঝিয়ে দিই এতে আপনার কত খরচ হয়ে যাচ্ছে, আর বদলটা একবারেই গুছিয়ে দিই, সমস্যা নিয়ে চলতে থাকি না।
যে মাসের রিপোর্ট হয়ে গেছে, তাতে ভুল বেরোলে কী হবে?
সংশোধন হয় চলতি মাসে, কারণসহ লিখে রেখে; ক্লোজ করা মাস খুলে চুপচাপ বদলে দিয়ে নয়। যে অঙ্ক আপনি কাউকে দেখিয়ে ফেলেছেন তা বদলালে খবরটা আমাদের কাছ থেকেই পাবেন, কারণসহ।
এটা কি ভ্যাট রিটার্ন ফাইল করিয়ে নেওয়ারই আরেক নাম?
না। ফাইল আমরা করি না। রিটার্ন যে রেকর্ডের ওপর দাঁড়িয়ে, আমরা রাখি সেই রেকর্ড, যাতে ফাইলিংটা হয় ছোট্ট একটা কাজ, নতুন করে হিসাব বানানো নয়। এনবিআর-এ স্ট্যাটিউটরি ফাইলিং যায় লাইসেন্সধারী ফার্মের কাছে।
হিসাব রাখা আর অ্যাকাউন্টিংয়ের তফাত কী?
হিসাব রাখা মানে রেকর্ডটা: প্রতিটা লেনদেনের এন্ট্রি, প্রতিটা অ্যাকাউন্ট রিকনসাইল করা, মাস ক্লোজ করা। অ্যাকাউন্টিং হলো সেই রেকর্ডের ওপর দাঁড় করানো কাজ: স্টেটমেন্ট, ট্যাক্সের হিসাব, ফাইলিং। আমরা রাখি রেকর্ডটা, আর তার ওপর দাঁড় করাই ম্যানেজমেন্ট রিপোর্টিং। স্ট্যাটিউটরি অংশটুকু, মানে অডিট আর ট্যাক্স ফাইলিং, লাইসেন্সের কাজ; তা যায় লাইসেন্সধারী ফার্মের কাছে।
আপনারা কোন সফটওয়্যারে কাজ করেন?
QuickBooks, Xero আর এখানে চালু অন্য সিস্টেমগুলোতে; আপনি এখন যা চালাচ্ছেন তা কাজের উপযোগী হলে তাতেও। সাবস্ক্রিপশন থাকে আপনার নামে, আমাদের নামে নয়; কাজেই আপনার হিসাব কখনো এমন জায়গায় থাকে না, যেখানে আপনার হাত পৌঁছায় না।
হিসাব কি আমরা নিজেরাও দেখতে পারব?
যখন খুশি। সফটওয়্যারের সাবস্ক্রিপশন আপনার, লগইনও আপনার নিজের; কাজেই হিসাব আমাদের যতটা চোখের সামনে, আপনারও ততটাই। নিজের সংখ্যার একটা কপির জন্য আপনাকে কখনো বসে থাকতে হয় না।
আরও সাধারণ প্রশ্নের উত্তর আছে যোগাযোগ পাতায়।
আপনার হিসাবের ফ্রি রিভিউ নিন।
কোনো খরচ নেই। যা আছে পাঠিয়ে দিন, এক কর্মদিবসের মধ্যে উত্তর পাবেন। সৎভাবে বলা থাকবে আমরা কাজে লাগব কি না, আর লাগলে খরচ কত।