মাসটা দেখে দেন এমন একজন, যিনি নিজে সেটা তৈরি করেননি।
যিনি আপনার হিসাব রাখেন, তিনি থাকছেন। যোগ হয় শুধু সেই অংশটা যেটা একজন মানুষ নিজের কাজে নিজে করতে পারেন না: নির্দিষ্ট তারিখে মাস ক্লোজ করা, আপনার কাছে পৌঁছনোর আগে দ্বিতীয় একজনের সেটা যাচাই করা, আর তারপর এমন একটা রিপোর্ট বানানো যা বলে কী বদলেছে আর কেন। এই যাচাইটাই খুঁজে বের করে সেই জায়গাগুলো, যেখান দিয়ে কোনো সিদ্ধান্ত ছাড়াই টাকা বেরিয়ে যেতে পারে।
একজন মানুষ নিজের কাজে নিজে যা করতে পারেন না
একজন মানুষ এন্ট্রি, ব্যাংকের কাজ আর অফিসের কাগজপত্র সামলাচ্ছেন, এটা অনেক সময় একদম ঠিক সিদ্ধান্ত; এই পেজ তার সঙ্গে তর্ক করছে না। কেউই একা যেটা পারেন না, সেটা হলো নিজের কাজ নিজে যাচাই করা।
আপনার মানুষের কাছে যা থাকে
- দৈনন্দিন এন্ট্রি আর ভাউচার, কাগজ যেখানে সেখানেই করা
- ব্যাংক, ক্যাশ আর অফিসের যত সশরীরের দৌড়ঝাঁপ
- এই চেয়ারের সাথে আসা অ্যাডমিন, এইচআর আর কাগজপত্রের কাজ
- আপনার লাইসেন্সধারী ট্যাক্স ও অডিট ফার্মের সাথে দৈনন্দিন যোগাযোগ
ওপরে আমরা যা যোগ করি
- নির্দিষ্ট তারিখে মাস ক্লোজ, প্রতিটা অ্যাকাউন্ট রিকনসাইল করা, নয়তো ফারাকটা চিহ্নিত
- আপনার কাছে কিছু পৌঁছানোর আগে দ্বিতীয় একজনের যাচাই
- লাভ-ক্ষতি, ব্যালান্স শিট আর ক্যাশ ফ্লো, কী বদলাল আর কেন, তার ব্যাখ্যাসহ
- বাজেটের পাশে বাস্তব, ক্যাশের পরিকল্পনা, আর চাইলে একটা রিভিউ মিটিং
- গোটা মাসটা নথিবদ্ধ, যাতে ছুটি, অসুস্থতা বা চাকরি ছাড়ার ধাক্কাতেও তা টিকে থাকে
স্ট্যাটিউটরি অডিট আর ট্যাক্স ফাইলিং থাকে আপনার লাইসেন্সধারী ফার্মের হাতেই। তারা পায় এমন হিসাব, যা নিয়ে দৌড়ঝাঁপ ছাড়াই কাজ করা যায়।
প্রতি মাসে কী আসে, আর কোন তারিখে
একটা ঠিক করা তারিখে, আর প্রতি মাসে সেই একই তারিখে। যে রিপোর্ট কাজ শেষ হওয়ার সুবিধামতো আসে, সেটা নিয়ে কেউ পরিকল্পনা করে না।
- লাভ-ক্ষতি, ব্যালান্স শিট, ক্যাশ ফ্লো
- মাসিক ম্যানেজমেন্ট রিপোর্ট প্যাক
- বাজেট বনাম বাস্তবের তুলনা
- ক্যাশ ফ্লো আর ওয়ার্কিং ক্যাপিটাল রিপোর্ট
- বিক্রি, খরচ আর মার্জিন বিশ্লেষণ
- শাখা বা প্রজেক্টভিত্তিক রিপোর্ট
- কেপিআই ড্যাশবোর্ড
- মালিক, বোর্ড আর ইনভেস্টর রিপোর্টিং
- যে সংখ্যা ফাইল করা হয়েছে তার সাথে মেলে, যাতে প্যাক আর রিটার্ন একই কথা বলে
মাসিক রিপোর্ট ছবি হিসেবে আর বিবরণী হিসেবে, দুইভাবেই: আয় কোথায় গেল, আয় বিবরণীর প্রতিটি লাইন, ব্যালান্স শিট আর ক্যাশ ফ্লো।

আয়ের প্রতি টাকা কোথায় গেলআয়ের এক টাকা ভাগ করে দেখানো: কোন ধরনের খরচে কত পয়সা গেল আর কত পয়সা থাকল। মার্জিনের শতাংশ যা বলে না সেটাই এটা বলে, কোন খরচগুলো আসলে টাকাটা নিচ্ছে।ক্লোজ করা লেজার থেকে তৈরি, প্রতিটি ভাগ খুলে দেখার মতো হিসাবের সঙ্গে বাঁধা।
ক্লায়েন্ট পোর্টাল, নমুনা তথ্য দিয়ে দেখানো।
এর পেছনে আসলে কারা।
রিপোর্ট ঠিক ততটাই ভালো, যতটা ভালো তার নিচের ক্লোজ; আর সেই ক্লোজে হাত থাকে একজোড়ার বেশি।
- যিনি আপনার ক্লোজ চালান: মাসজুড়ে এন্ট্রি হালনাগাদ আর প্রতিটা অ্যাকাউন্ট রিকনসাইল করা রাখেন।
- রিভিউয়ার, যিনি প্যাক লেখার আগেই মাসটা যাচাই করেন; যাতে ভাষ্যটা ব্যাখ্যা করে সত্যিকারের সংখ্যা।
- সেই একই প্যাক টেমপ্লেট, যা আমাদের ইউএসএ ক্লায়েন্টরা তাদের বোর্ডে নিয়ে যায়; ইংরেজিতে, আপনার ব্যবসার মাপে।
দ্বিতীয় জোড়া চোখ কী খুঁজে পায়
একটা মাস ঠিকভাবে যাচাই করা মানে সেই জায়গাগুলোই দেখা, যেখান দিয়ে ব্যবসা থেকে টাকা বেরোয়। সেটাই কন্ট্রোল রিভিউ, আর সেটা এই কাজের ভেতর থেকেই বেরিয়ে আসে, আলাদা করে বিক্রি করা কিছু নয়। ফলাফল হলো একটা লিখিত ফাইন্ডিংস নোট, যেখানে প্রতিটা ফাঁক সাজানো থাকে সেটা আপনার কত খরচ করাতে পারে সেই হিসাবে, সঙ্গে একটা শুধরে নেওয়ার তালিকা যেটা ধরে ধরে কাজ করা যায়। এটা একটা অভ্যন্তরীণ রিভিউ। এটা বিধিবদ্ধ অডিট বা অ্যাসুরেন্স কাজ নয়, আর আমরা সেভাবে এটাকে বলিও না।
যে কন্ট্রোল রিভিউ কোনো ক্রম ছাড়াই চল্লিশটা ফাইন্ডিং ধরিয়ে দেয়, তা আর রিভিউ না হওয়া একই কথা। আপনি পড়েন, মানেন সবই সত্যি, আর কিছুই করেন না। তাই ফলাফলটা সাজানো হয় কোন ফাঁকে আনুমানিক কত খোয়াতে পারেন সেই ক্রমে; কোনটা কত তাড়াতাড়ি বন্ধ করা যায় সেই ক্রমে নয়।
কোথায় তাকাব, তা-ও ঠিক হয় একই যুক্তিতে। ব্যবসা থেকে টাকা বেরোয় গোনাগুনতি কয়েকটা জায়গা দিয়ে, আর ঝুঁকি বসে থাকে সেখানেই, যেখানে দ্বিতীয় কোনো চোখ ছাড়া টাকা নড়তে পারে। খরচ আর কেনাকাটা, বিক্রি আর আদায়, আর যেখানে যেখানে ক্যাশ বা স্টক হাতবদল হয়।
কাগজের পরীক্ষাটা আসলে কী
- কাগজটা আছে কি না তা নয়; বরং এক বছর পরে কেউ চাইলে তা টিকবে কি না, যখন যিনি ফাইল করেছিলেন তিনি আর নেই।
- একই রিকনসিলিয়েশন গরমিল বারবার ফিরে আসছে কি না, যা সাধারণত অঙ্কের নয়, প্রক্রিয়ার দোষ।
- অনুমোদনটা টাকা নড়ার আগে হয়েছিল, নাকি ফাইল গোছাতে পরে লিখে রাখা হয়েছে।
- একজন মানুষ একাই একটা পেমেন্ট শুরু করে শেষ করতে পারে কি না। এই একটা প্রশ্নই বেশিরভাগ কন্ট্রোল ব্যর্থতাকে বাকিগুলো থেকে আলাদা করে।
যে কাজ আমরা করেছি, আর তাতে কী বদলেছে।
এগুলো আমাদের যুক্তরাষ্ট্রের প্র্যাকটিসের কাজ, বাংলাদেশের ক্লায়েন্ট নয়, আর লোগোগুলো অনুমতি নিয়েই দেখানো হচ্ছে। এখানে রাখা হয়েছে কারণ ঢাকায় আপনার কাজও ঠিক এই মানেই হয়।
ক্রেতার সময়সীমার আগেই অডিটের জন্য তৈরি
সম্ভাব্য এক ক্রেতার কাছ থেকে কোম্পানিটা অডিটের অনুরোধ পায়। হিসাব রাখা হচ্ছিল ঠিকই, কিন্তু কখনো পর্যালোচনা হয়নি; কাগজপত্র ছিল পাতলা, আর রিকনসিলিয়েশন একেক জায়গায় একেক রকম।
পুরো ব্যালান্স শিট পর্যালোচনা হলো, পেছনের বারো মাসের রিকনসিলিয়েশন নতুন করে দাঁড় করানো হলো, আর ডিউ ডিলিজেন্স প্যাকেজ সাজানো হলো।
অডিট শেষ হলো উল্লেখযোগ্য কোনো ফাইন্ডিং ছাড়াই।
একটাই মডেল, প্রতি মাসে হিসাব থেকে নতুন করে দাঁড় করানো
নেতৃত্ব চাইছিল সত্যিকারের সাপ্তাহিক, মাসিক আর ত্রৈমাসিক রিপোর্টিং, কিন্তু মডেলটা চলছিল প্রায় দুই মাস পিছিয়ে, তাতে লেনদেন-স্তরের কোনো লেজার যুক্ত ছিল না, আর মূল রিপোর্টগুলো রাখা হচ্ছিল হাতে। সিদ্ধান্ত নেওয়ার সময়ে সংখ্যাগুলোকে ভরসা করার উপায় ছিল না।
এখন একটাই মডেল সরাসরি অ্যাকাউন্টিং ডেটা থেকে দাঁড়ায়: সাপ্তাহিক ক্যাশ চিত্র, বাজেট বনাম বাস্তবসহ মাসিক স্টেটমেন্ট, আর ত্রৈমাসিক বোর্ড প্যাক, সবটাই হিসাবের সাথে মেলানো। মাসের রিফ্রেশ এখন রুটিন, নতুন করে বানানো নয়। কাজটা করতে গিয়ে বেরিয়ে এল, পাওনার বেশিরভাগেরই মেয়াদ পেরিয়ে গেছে, আর সেটাই হয়ে দাঁড়াল সামনের ক্যাশের এক নম্বর অগ্রাধিকার।
এমন ক্যাশ পূর্বাভাস, যা হিসাবের সাথে মেলে
সামনের ক্যাশের কোনো নির্ভরযোগ্য চিত্র ছিল না। চালু পূর্বাভাসটা চলছিল ভাঙা ফর্মুলা আর বাসি ডেটায়, আর সবচেয়ে মৌলিক প্রশ্নটারই উত্তর দিতে পারছিল না: সামনের সপ্তাহগুলোয় হাতে ক্যাশ থাকবে কত।
এখন লাইভ ক্যাশ পূর্বাভাস ইনভয়েস আর বিলের খুঁটিনাটি সরাসরি অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম থেকে টেনে নেয়, পেমেন্টের বাস্তবসম্মত সময় ধরে, আর প্রতিটা সংখ্যা হিসাবের সাথে মেলানো। নেতৃত্ব দেখে চলমান ১৩ সপ্তাহের ক্যাশ অবস্থান, আর অনুমানের বদলে তাকে ঘিরেই পরিকল্পনা করে।
যখন এটা আপনার দরকার নেই
হিসাব যদি ছোট হয়, রিপোর্ট বছরে একবার পড়া হয়, আর কোনো সিদ্ধান্ত সংখ্যার জন্য অপেক্ষায় না থাকে, তাহলে এই স্তরটা হবে কাজহীন একটা খরচ। আর আপনার আসল দরকার যদি হয় ডেটা এন্ট্রির জন্য আরেক জোড়া হাত, উত্তরটা একটা নিয়োগ, আমরা নই। এই দুটোর যেটাই সত্যি হোক, প্রথম কলেই আমরা মুখ ফুটে বলে দিই।
সাধারণ জিজ্ঞাসা
প্রতি মাসে কী কী আসে?
সত্যি সত্যি ক্লোজ করা হিসাব থেকে লাভ-ক্ষতি, ব্যালান্স শিট আর ক্যাশ ফ্লো; বাজেট বনাম বাস্তব, তারতম্যগুলো আলাদা করে; আর কী নড়ল তার ছোট্ট লিখিত নোট। চাইলে সব বুঝিয়ে বলার জন্য মাসে একটা কল।
কবে আসে?
চুক্তি করা একটা তারিখে, আর প্রতি মাসে সেই একই তারিখে। কাজ শেষ হলে যখন-তখন এসে হাজির হওয়া রিপোর্ট ধরে কেউ পরিকল্পনা করে না।
মার্জিনটা কি শাখা বা পণ্য ধরে পাওয়া যাবে, শুধু মোট অঙ্কে নয়?
হ্যাঁ। মানুষ প্যাক চায়ই সাধারণত এই কারণে। এর জন্য চার্ট অব অ্যাকাউন্টসে ভাগটা ধরা থাকতে হয়, যা সেটআপের অংশ, পরে জোড়াতালি দিয়ে বসানোর জিনিস নয়।
এগুলো কি অডিট করা হিসাব?
না, দুটোর কোনোটাই নয়। মাসিক প্যাকটা ম্যানেজমেন্ট রিপোর্টিং, আর রিভিউটা অভ্যন্তরীণ: তার ফল একটা ফাইন্ডিংস নোট আর শুধরে নেওয়ার তালিকা, কোনো মতামত নয়। বিধিবদ্ধ অডিট আর অ্যাসুরেন্স আইসিএবি লাইসেন্সধারীদের কাজ, আমরা সেটা করি না, আর এটাকে সেভাবে বলিও না। দুটোই এমনভাবে বানানো যাতে অডিট একটা ছোট আলাপ হয়ে ওঠে, কোনোটাই অডিটের বিকল্প নয়।
এতে কি আমাদের অ্যাকাউন্ট্যান্ট ছোট হয়ে যাবেন?
না, আর সেটা উদ্দেশ্যও নয়। তাঁদের দৈনন্দিন কাজ তাঁদেরই থাকে। বদলায় শুধু এটুকু: তাঁদের তৈরি মাসটা এখন নির্দিষ্ট তারিখে ক্লোজ হয়, দ্বিতীয় একজন যাচাই করেন, আর তা এমন রিপোর্ট হয়ে ওঠে, যা কেউ পড়ে। একা কাজ সামলানো মানুষরা বরং খুশিই হন যে স্তরটা আছে।
আমাদের সফটওয়্যার কি বদলাতে হবে?
না। আপনারা যা চালান, আমরা তাতেই কাজ করি। মাসটা যদি সফটওয়্যারের কারণেই আটকে থাকে, আমরা সেটা বলব আর বিকল্পগুলো দেখাব, তবে সেটা একটা আলাপ, কোনো শর্ত নয়।
আমাদের অ্যাকাউন্ট্যান্ট চাকরি ছাড়লে কী হবে?
ক্লোজের ক্যালেন্ডার, চেকলিস্ট আর ওয়ার্কিং পেপার নথিবদ্ধ আকারে আমাদের কাছে থাকে, কোনো একজনের মাথায় নয়। হ্যান্ডওভার তখন একটা ফাইল বুঝিয়ে দেওয়া, খোঁড়াখুঁড়ি নয়, আর নতুন লোক খোঁজার মাঝেও আপনার রিপোর্টিং থামে না।
আসলে কী কী দেখেন আপনারা?
খরচ, কেনাকাটা, বিক্রি আর আদায়ের নিয়ন্ত্রণ। রিকনসিলিয়েশন আর তার পেছনের সমর্থক কাগজপত্র, চোখ বুলিয়ে নয়, ফাঁক খুঁজে পরীক্ষা করা। ক্যাশ বা স্টক যেখানে এমনভাবে নড়ে যা কেউ পুরোপুরি ব্যাখ্যা করতে পারে না, শুরুটা হয় সেখান থেকেই।
কিছু পেলে কী হয়?
আপনি পান কোনটায় কত খোয়াতে পারেন সেই ক্রমে সাজানো লিখিত ফাইন্ডিংস নোট, আর ধরে ধরে কাজ করার মতো সংশোধনী তালিকা। ক্রমটাই আসল। ক্রমহীন চল্লিশটা সমস্যার তালিকা আর কোনো তালিকা না থাকা একই কথা।
আমাদের সামনে অডিট। তার আগে এটা করা কি সার্থক?
মানুষ এটা চায়ই সবচেয়ে বেশি এই কারণে। কোন প্রশ্ন উঠবে তা অন্য কেউ তোলার আগে নিজে জেনে নেওয়াটা অনেক কম খরচের আলাপ।
আরও সাধারণ প্রশ্নের উত্তর আছে যোগাযোগ পাতায়।
আপনার হিসাবের ফ্রি রিভিউ নিন।
কোনো খরচ নেই। যা আছে পাঠিয়ে দিন, এক কর্মদিবসের মধ্যে উত্তর পাবেন। সৎভাবে বলা থাকবে আমরা কাজে লাগব কি না, আর লাগলে খরচ কত।
